More Access: Aplikasi untuk Orang yang Bekerja di Lapangan

Di setiap perusahaan yang punya tim lapangan, ada satu pola yang berulang. Pusat ingin data. Lapangan ingin pekerjaan selesai. Dan di antara keduanya ada sebuah aplikasi yang seharusnya menjembatani, tapi sering justru jadi sumber keluhan.

Kami di Transmora mengalami pola itu dan belajar banyak darinya. Tulisan ini bercerita tentang MoreAccess, aplikasi field force yang kami kembangkan untuk tim lapangan. Bukan sekadar apa fungsinya, tapi kenapa ia dirancang seperti itu dan apa yang kami pelajari tentang teknologi untuk lapangan.

Masalah yang ingin diselesaikan

Bayangkan sebuah brand menjalankan kampanye POSM di ribuan toko. Atau melakukan pemetaan pasar untuk melihat toko mana yang potensial. Brand ingin tahu satu hal: apa yang sebenarnya terjadi di toko?

Cara lama biasanya begini. Petugas lapangan mencatat di kertas atau di pesan singkat. Foto dikirim lewat aplikasi percakapan. Data dikumpulkan, dirapikan, lalu dimasukkan ke spreadsheet. Beberapa hari kemudian, laporan sampai ke brand.

Cara itu bisa berjalan. Tapi ada empat masalah yang hampir selalu muncul.

Pertama, keterlambatan. Ketika laporan sampai, kondisi di toko mungkin sudah berubah.

Kedua, data yang tercecer. Foto di satu tempat, catatan di tempat lain, angka di spreadsheet yang berbeda.

Ketiga, format yang tidak seragam. Setiap petugas mencatat dengan cara berbeda, sehingga toko satu sulit dibandingkan dengan toko lain.

Keempat, sulit dibuktikan. Ketika ada pertanyaan “benarkah POSM ini terpasang di toko itu?”, jawabannya sering bergantung pada kepercayaan.

MoreAccess dibuat untuk mengatasi keempatnya.

Apa itu MoreAccess

MoreAccess adalah aplikasi field force yang berjalan di HP biasa. Tidak perlu tablet atau perangkat khusus, dan bisa dipasang dari Google Play. Pilihan ini disengaja: petugas lapangan sudah membawa HP ke mana-mana, jadi tidak ada alat tambahan yang harus dibawa, diisi daya, atau dijaga.

Dalam deskripsi kami, MoreAccess punya lima kemampuan utama.

1. Daftar tugas yang jelas, dengan riwayat yang transparan

Setiap petugas membuka aplikasi dan langsung melihat apa yang harus dikerjakan. Toko mana, tugas apa. Setelah selesai, riwayatnya tercatat. Petugas punya kejelasan tujuan, dan manajemen bisa melihat progres secara real time.

Sesederhana itu. Tapi bagi tim lapangan, kejelasan tugas mengurangi banyak pertanyaan, telepon, dan salah paham.

2. Formulir yang bisa menyesuaikan pekerjaan

Pekerjaan lapangan tidak seragam. Pemetaan toko butuh isian yang berbeda dari pemasangan POSM, dan keduanya berbeda dari audit rak. Karena itu formulir di MoreAccess dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap penugasan.

Keuntungannya, petugas hanya diminta mengisi hal yang relevan dengan pekerjaannya. Tidak ada kolom yang tidak perlu.

3. Foto langsung di aplikasi, dengan lokasi GPS

Ini bagian yang paling sering kami jelaskan kepada klien. Foto di MoreAccess diambil langsung di dalam aplikasi, dan lokasi GPS dicatat saat pekerjaan dilakukan. Dengan begitu, lokasi pekerjaan dapat diverifikasi.

Artinya foto lama, foto dari tempat lain, atau foto dari galeri tidak bisa dipakai sebagai bukti. Bukan karena kami tidak percaya pada tim, tapi karena bukti yang kuat melindungi semua pihak. Brand mendapat kepastian, dan petugas yang bekerja dengan jujur punya bukti kerja yang tidak bisa dipertanyakan.

4. Dashboard personal untuk petugas

MoreAccess juga memberi petugas dashboard pribadi untuk melihat produktivitas mereka sendiri dan membandingkannya dengan rekan lain. Informasi ini bukan hanya untuk manajemen. Petugas sendiri bisa melihat posisinya, dan itu sering menjadi motivasi yang sehat.

5. Layanan pembayaran: pulsa, paket data, dan listrik

Mungkin ini yang paling tidak terduga. Di dalam aplikasi, pengguna bisa membayar paket data, pulsa, dan tagihan listrik.

Kenapa ada di aplikasi kerja? Karena kami belajar satu hal tentang teknologi lapangan: orang memakai aplikasi yang membantu hidup sehari-hari mereka, bukan hanya yang membantu pekerjaan atasannya. Petugas lapangan memerlukan kuota data untuk bekerja. Pulsa dan listrik adalah kebutuhan harian. Ketika aplikasi membantu kebutuhan itu, alasan untuk membukanya setiap hari menjadi lebih alami.

Dari lapangan ke layar brand: MoreSight

Data dari MoreAccess tidak berhenti di aplikasi. Ia mengalir ke MoreSight, aplikasi web yang dipakai klien untuk memantau progres pekerjaan lapangan lewat dashboard visual yang dapat disesuaikan.

Ada beberapa kemampuan MoreSight yang menurut kami penting bagi brand.

• Dashboard yang bisa disesuaikan. Brand membangun tampilan pemantauan sesuai kebutuhan proyeknya.
• Pemeriksaan data secara mendetail. Brand bisa melihat catatan rinci dari setiap tugas yang selesai.
• Klasifikasi metrik. Pengguna dapat mengatur aturan pengelompokan sesuai kondisi bisnis mereka.
• Pencarian yang fleksibel. Informasi tertentu bisa ditemukan cepat dari kumpulan data yang besar.
• Pemantauan progres real time. Brand bisa mengikuti pekerjaan lapangan yang sedang berjalan.
• Ringkasan otomatis. Hasil mentah dari petugas disusun menjadi ringkasan yang mudah dipahami.

Jadi MoreAccess adalah pintu masuk data dari lapangan, dan MoreSight adalah jendela untuk melihatnya.

Apa yang berubah bagi brand

Bagi tim brand, perbedaan terbesar biasanya terasa pada tiga hal.

Kecepatan melihat masalah. Ketika progres terlihat real time, tim brand tidak harus menunggu laporan akhir untuk tahu ada yang tidak berjalan. Toko yang tertinggal bisa terlihat selagi kampanye masih berlangsung.

Kepercayaan terhadap laporan. Laporan yang disertai foto dan lokasi membuat diskusi internal lebih tenang. Tim sales, trade marketing, dan manajemen melihat gambaran yang sama, sehingga energi rapat dipakai untuk mencari solusi.

Kemampuan membandingkan. Karena data dikumpulkan dengan cara yang terstruktur, brand bisa membandingkan satu wilayah dengan wilayah lain, atau satu periode dengan periode berikutnya.

Tentu saja, dashboard yang dibuka tapi tidak ditindaklanjuti tidak mengubah apa pun. Karena itu kami selalu mengajak brand menentukan sejak awal siapa yang melihat data, seberapa sering, dan tindakan apa yang diambil ketika ada temuan.

Skala dan pelajaran yang kami bawa

Saat ini MoreAccess digunakan oleh lebih dari 1.000 pengguna, mengelola ratusan ribu data point, dan memproses ribuan transaksi setiap hari. Angka itu bukan untuk membanggakan, tapi menjadi pengingat bahwa aplikasi seperti ini harus tahan dipakai setiap hari oleh banyak orang di kondisi yang beragam.

Dari perjalanan itu, ada beberapa prinsip yang kami pegang.

Setiap ketukan harus punya alasan. Semakin banyak langkah yang diminta, semakin kecil kemungkinan aplikasi dipakai dengan benar. Karena itu kami selalu bertanya: apakah data ini benar-benar dipakai? Data yang sedikit tapi benar lebih berharga daripada data banyak yang diisi sekenanya.

Bukti lebih jujur daripada kata-kata. Foto dan lokasi menunjukkan kondisi nyata, sehingga diskusi antara brand dan tim lapangan menjadi lebih sehat. Kedua pihak melihat hal yang sama, bukan berdebat tentang apa yang dilaporkan.

Data harus langsung terlihat gunanya. Aplikasi yang hanya mengumpulkan data tanpa terlihat manfaatnya terasa seperti beban. Ketika petugas tahu data mereka dilihat dan ditindaklanjuti, kualitas pengisiannya biasanya naik.

Alat harus ramah di perangkat yang sudah ada. HP biasa, jaringan yang tidak selalu sempurna, dan waktu yang terbatas. Kami merancang dengan kondisi itu, bukan kondisi ideal di kantor.

Tantangan yang kami temui

Membuat teknologi untuk lapangan bukan perjalanan yang mulus. Beberapa tantangan yang kami hadapi, dan mungkin juga dialami tim lain:

Adopsi. Tidak semua petugas langsung nyaman dengan aplikasi baru. Butuh pelatihan, pendampingan, dan kesabaran. Menunjukkan manfaat bagi petugas sendiri, misalnya pekerjaan lebih terarah dan bukti kerja yang jelas, jauh lebih efektif daripada sekadar memerintahkan.

Kondisi lapangan yang beragam. Toko di kota besar berbeda dengan toko di daerah. Kondisi sinyal, ukuran toko, dan kebiasaan pemilik toko bisa sangat berbeda.

Kualitas data. Teknologi tidak otomatis membuat data benar. Foto yang kurang jelas atau isian yang asal tetap bisa terjadi, sehingga pemeriksaan dan umpan balik tetap diperlukan.

Menjaga kesederhanaan. Setiap ada kebutuhan baru, godaan menambah kolom dan fitur selalu ada. Menahan diri agar aplikasi tetap ringan adalah disiplin yang terus dilatih.

Teknologi tidak menggantikan manusia

Satu hal yang ingin kami tegaskan: MoreAccess bukan pengganti Retail Officer. Aplikasi hanya alat. Yang membuat toko tertata, berbicara dengan pemilik toko, dan memasang POSM dengan benar adalah orangnya.

Teknologi membantu orang bekerja lebih terarah dan membantu brand melihat hasil kerja mereka. Tapi hubungan dengan pemilik toko, kepekaan melihat kondisi rak, dan kemampuan mencari solusi di tempat tetap dikerjakan manusia.

Karena itu kami memikirkan MoreAccess dari sudut pandang petugas lebih dulu. Kalau mereka merasa terbantu, data yang masuk akan baik. Kalau mereka merasa terbebani, sebaik apa pun fiturnya, hasilnya tidak akan optimal.

Pertanyaan yang bisa diajukan sebelum memilih alat lapangan

Untuk brand atau perusahaan yang sedang mempertimbangkan aplikasi untuk tim lapangan, ada beberapa pertanyaan yang menurut kami berguna.

1. Berapa lama waktu yang dibutuhkan petugas untuk menyelesaikan satu kunjungan di aplikasi? Apakah realistis?
2. Apakah setiap data yang diminta benar-benar dipakai untuk keputusan?
3. Bagaimana bukti pekerjaan diverifikasi? Apakah bisa dipastikan foto diambil di lokasi dan saat pekerjaan dilakukan?
4. Siapa yang menindaklanjuti ketika data menunjukkan masalah, dan seberapa cepat?
5. Apakah petugas lapangan dilibatkan sejak awal dalam merancang alurnya?

Kalau jawabannya masih ragu, itu bukan berarti alatnya salah. Itu tanda ada hal yang perlu diperbaiki sebelum diperluas.

Penutup

Pada akhirnya, ukuran keberhasilan sebuah aplikasi lapangan sederhana: apakah dipakai, dan apakah datanya dipercaya. Semua fitur lain adalah tambahan.

Di Transmora, kami terus belajar dari lapangan untuk menyempurnakan MoreAccess dan MoreSight. Karena menurut kami, strategi yang baik baru bermakna kalau bisa dilihat dan dibuktikan sampai ke toko.

Kalau kamu ingin melihat bagaimana MoreAccess dan MoreSight bekerja, atau ingin berdiskusi tentang cara memantau eksekusi toko untuk brand kamu, hubungi kami lewat admin@transmora.id atau hubungi di whatsapp kami di +628158302222.